Il Processo Tributario Telematico (PTT) dal 15 luglio 2017 è attivo su tutto il territorio nazionale, a conclusione di una graduale estensione a livello regionale iniziata il 1 dicembre 2015. L’utente ha l'opportunità, previa registrazione attraverso il portale dedicato, di accedere al sistema informativo della Giustizia Tributaria (SIGIT - PTT) e di depositare gli atti e i documenti processuali già notificati alla controparte. Una volta effettuato il deposito tramite il "PTT" i contribuenti, i professionisti e gli enti impositori, potranno consultare il fascicolo processuale informatico ed i relativi atti, tramite il rinnovato servizio del "Telecontenzioso”.

Il processo tributario telematico, così come per il civile telematico e l’amministrativo telematico, attinge non solo a fonti normative diverse ma, per scelta a dir poco incomprensibile del legislatore, anche a diverse regole e specifiche tecniche per cui, magistrati, avvocati e gli altri soggetti esterni si trovano ad operare in modalità completamente difformi ove diversa sia la giurisdizione di riferimento; ciò appare ancora più assurdo e irragionevole ove si consideri che l’applicazione delle norme “tecniche”, in tutti i diversi tipi di processo, non può prescindere e prendere spunto dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dal regolamento europeo eIDAS.

E’ così che, nei tre processi telematici, abbiamo:

- diverso regime di facoltà / obbligo di deposito telematico dell’atto;

- diverse modalità con le quali deve essere realizzato il documento informatico;

- diverse modalità con le quali deve essere depositato il documento informatico;

- diverse regole che disciplinano il perfezionamento del deposito telematico; - diversi modi con i quali devono essere sottoscritti digitalmente gli atti;

- diverse modalità di notifiche tramite PEC da parte degli avvocati;

- diverse modalità per rendere la prova dell’avvenuta notifica PEC mediante deposito telematico;

- diversi modi attraverso i quali bisogna attestare la conformità delle copie informatiche o cartacee;

- diversi modi per effettuare il pagamento del contributo unificato - diverse modalità per determinare il domicilio digitale.

A seguire verranno, nello specifico, evidenziate, le analogie (poche) e le differenze (tante) “informatiche” presenti nei tre processi, prendendo come termine di paragone il processo tributario telematico.

Facoltà e obbligo del deposito telematico

Mentre nel processo civile il deposito telematico dell’atto è obbligatorio, in Tribunale e Corte d’Appello, per tutti gli atti diversi da quelli tramite i quali le parti si costituiscono (atti endoprocessuali) e, quanto a quelli introduttivi, solo per l’iscrizione a ruolo del ricorso per decreto ingiuntivo e dei procedimenti esecutivi mobiliari, immobiliari e presso terzi, nel processo amministrativo, dal 1 gennaio 2017, l’obbligo di deposito telematico è esteso a tutti gli atti del processo sia dinanzi al TAR che al Consiglio di Stato.

Anche sotto tale aspetto il tributario telematico ha delle eccezioni posto che le parti, fino al 30 giugno 2019, saranno libere di scegliere la strada del deposito tradizionale o telematico ma, come anticipato, il decreto legge n. 119/2018 con l’articolo 16 ha previsto l’obbligo telematico per tutti i depositi a decorrere dal 1° luglio 2019 e solo eccezionalmente, il Presidente della Commissione tributaria o il Presidente di sezione, qualora il ricorso sia già iscritto a ruolo, ovvero il collegio se la questione sorge in udienza, potranno autorizzare con provvedimento motivato il deposito con modalità diverse da quelle disciplinate con il predetto decreto n. 163/2013.

Quanto alla parte che potrà difendersi personalmente (nelle cause fino a 3.000 euro), potrà decidere se avvalersi della modalità telematica per le notifiche e i depositi dei ricorsi tributari o continuare ad utilizzare, pur in regime di obbligatorietà, le tradizionali modalità e quindi notifica ai sensi dell’articolo 16 e deposito del ricorso in cartaceo in segreteria; qualora decidano di utilizzare la modalità telematica, dovrà indicare nel ricorso o nel primo atto difensivo un PEC, solo in questa ipotesi anche se non presente in pubblici elenchi, al fine di poter ricevere le comunicazioni e le notificazioni.

Formato di atti e documenti

a) il formato dell’atto nel processo tributario telematico, le regole e specifiche tecniche prevedono che il formato dell’atto debba essere del tipo:

- PDF/A-1a o PDF/A-1b:l’atto non solo dovrà essere redatto, come avviene nel PCT e nel PAT con software di video scrittura e poi trasformato in PDF “nativo” (non essendo ammessa la copia per immagine [scansione]) ma dovrà essere realizzato attraverso un procedimento a seguito del quale il file ottenuto sia di tipologia PDF/A-1a o PDF/A-1b e non, come invece previsto dalle regole e specifiche tecniche del PCT e del PAT, di semplice estensione PDF. In calce al presente documento verranno allegate slide riepilogative nelle quali alcune spiegheranno come poter ottenere facilmente i file di tipologia PDF/A-1a o PDF/A-1b;

- sottoscritto con firma CADES BES:infatti, a differenza di quanto avviene nel civile telematico dove è possibile sottoscrivere digitalmente l’atto sia con la modalità CADES che con quella PADES (essendo, la seconda modalità di firma, stata introdotta con la modifica delle specifiche tecniche del PCT del 16 aprile 2014 e come da ultimo ribadito, pur non essendoci bisogno alcuno, dalle Sezioni Unite della Suprema Corte di Cassazione con la decisione 10266 pubblicata il 27 aprile 2018), e dall’amministrativo telematico dove invece, le rispettive regole e specifiche tecniche prevedono il solo ed esclusivo utilizzo della sottoscrizione digitale in modalità PADES, nel processo tributario telematico, l’unica modalità di sottoscrizione digitale ammessa è quella CADES BES;tutto ciò nonostante la vigenza del regolamento europeo eIDAS il quale, all’articolo 46 prevede e dispone che “a un documento elettronico non sono negati gli effetti giuridici e la ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica”.

- la dimensione massima, per ogni singolo documento informatico (file) deve essere inferiore o pari a 10 MB; qualora detta dimensione venga superata è necessario che il documento sia suddiviso in più file sempre nel rispetto del limite dei 10 MB di cui sopra mentre il numero massimo di documenti informatici che possono essere trasmessi con un singolo invio telematico è pari a cinquanta e la dimensione massima consentita per l'insieme dei documenti informatici trasmessi con un singolo invio telematico è pari a 50 MB (standard relativo alle dimensioni dei file determinato, da ultimo, dal decreto MEF 28.11.2017 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 288 del 11.12.2017).Nel processo civile telematico non vi sono limitazioni relative ai singoli file ma al loro insieme posto che la “busta telematica” non può avere un peso superiore ai 30 MB. Nell’amministrativo telematico non è possibile allegare file superiore a 10 MB e, nel complesso, tutto il deposito non può superare i 30 MB e, ove il peso complessivo sia superiore, l’invio non potrà essere effettuato tramite PEC ma solo tramite UPLOAD a condizione che il complessivo peso non superi i 50 MB.

- divieto di trasmettere i file del ricorso/appello e dei documenti allegati nei formati compressi, come ad esempio file.zip, file.rar, etc., in quanto le regole e specifiche tecniche del tributario telematico non consentono l’utilizzo di tali tipologie di file; nel processo civile telematico e nell’amministrativo telematico è invece possibile utilizzare i formati compressi.

b) il formato del documento

per l’invio di ogni singolo documento informatico, la dimensione massima consentita per ogni file è di 10 MB. Qualora il documento/atto sia superiore alla dimensione massima è necessario suddividerlo in più file (max 50). Il nome del file è libero, ma è consigliabile non superare la lunghezza massima di 100 caratteri. È inoltre opportuno, al fine di evitare caricamenti troppo onerosi, che la dimensione complessiva dei file depositati mediante ciascun upload non superi i 50 MB. Nel rispetto di quanto contenuto nell’articolo 10 comma 1 D) e comma 2 C) del decreto MEF 4 agosto 2015, anche i documenti (tutti!) dovranno essere sottoscritti digitalmente dal difensore; nel processo telematico civile e amministrativo è invece noto che venga sottoscritto digitalmente solo ciò che in cartaceo era ed è obbligo sottoscrivere con la penna.

Elenco dei formati ammessi:

• Bitmap Image - (BMP)

• eXtensible Markup Language - (XML)

• Firmati digitalmente in modalità CADES • Graphics Interchange Format - (GIF)

• Joint PhotographicExperts Group - (JPEG)

• Microsoft Office Excel - (XLS, XLSX)

• Microsoft Office Word - (DOC, DOCX)

• Open Document Format - (ODT)

• PortableDocument Format - (PDF)

• Portable Network Graphics - (PNG)

• Tagged Image File Format - (TIFF)

Atti e documenti vengono trasmessi telematicamente attraverso l’utilizzo di diversi strumenti:

nel civile telematico il professionista avrà bisogno del c.d. redattore atti o imbustatore (un software che consente di effettuare i depositi dei singoli file (atti e o documenti) nel rispetto delle vigenti regole e specifiche tecniche), nell’amministrativo telematico deve essere utilizzato un modulo PDF fornito dalla giustizia amministrativa nel quale dovranno essere incorporati (allegati) atti e documenti mentre, nel tributario telematico sarà necessario utilizzare la piattaforma del SIGIT attraverso la quale, con una sistema di upload, verranno allegati prima e spediti poi, atti e documenti. E’ doveroso precisare poi che, sia nel civile che nell’amministrativo telematico la “busta” e il “modulo” contenenteatti e documenti raggiungono le cancellerie di destinazione attraverso la PEC sotto forma di allegati.

Potere di attestazione della conformità

La giustizia tributaria, quanto al potere di conformità, si adegua a quella civile e amministrativa e, al comma 1 capo B) dell’articolo 16 del decreto legge n. 119/2018, introducendo l’art. 25 bis al decreto legislativo n. 546/92, consente al difensore, al dipendente di cui si avvale l'ente impositore, all'agente della riscossione ed ai soggetti iscritti nell'albo di cui all'articolo 53 del decreto legislativo 15 dicembre 1997, n. 446, al fine del deposito e/o della notifica con modalità telematiche della copia informatica (scansione), anche per immagine, di un atto processuale di parte, di un provvedimento del giudice o di un documento formato su supporto analogico (cartaceo) e detenuto in originale o in copia conforme all’originale, attestano la conformità della copia al predetto atto secondo le modalità di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale) e analogo potere di attestazione di conformità è esteso, anche per l'estrazione di copia analogica (cartacea), degli atti e dei provvedimenti presenti nel fascicolo informatico, formato dalla segreteria della Commissione tributaria ai sensi dell'articolo 14 del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 23 dicembre 2013, n. 163, o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dell'ufficio di segreteria precisando da una parte che gli atti e provvedimenti, presenti nel fascicolo informatico o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dell'ufficio di segreteria, equivalgono all'originale anche se privi dell'attestazione di conformità all'originale da parte dell'ufficio di segreteria e, dall’altra che le copie informatiche (scansioni) o cartacee munite dell'attestazione di conformità del difensore e degli altri soggetti come sopra meglio indicati, equivalgono agli originali o alla copie conformi degli atti o dei provvedimenti detenuti ovvero presenti nel fascicolo informatico. Nell’eseguire l'attestazione di conformità, che avviene secondo le disposizioni contenute nel Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), i difensori assumono la veste di pubblici ufficiali. Così come già previsto nel processo civile e in quello amministrativo, l'estrazione di copie autentiche esonera i difensori dal pagamento dei diritti di copia. Si evidenzia, da ultimo, come il legislatore, nel formulare il contenuto dell’articolo 16 abbia, molto probabilmente, commesso un grossolano errore materiale; dalla lettura di tale articolo si rileva che “Al fine del deposito e della notifica con modalità telematiche della copia informatica, anche per immagine, di un atto processuale di parte, di un provvedimento del giudice o di un documento formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme, il difensore e il dipendente di cui si avvalgono l’ente impositore, l’agente della riscossione ed i soggetti iscritti nell’albo di cui all’articolo 53 del decreto legislativo 15 dicembre 1997, n. 446, attestano la conformità della copia al predetto atto secondo le modalità di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. 2. Analogo potere di attestazione di conformità è esteso, anche per l’estrazione di copia analogica, agli atti e ai provvedimenti presenti nel fascicolo informatico, formato dalla segreteria della Commissione tributaria ai sensi dell’articolo 14 del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 dicembre 2013, n. 163, o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dell’ufficio di segreteria. Detti atti e provvedimenti, presenti nel fascicolo informatico o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dell’ufficio di segreteria, equivalgono all’originale anche se privi dell’attestazione di conformità all’originale da parte dell’ufficio di segreteria…”. Molto probabilmente tra le parole “il difensore” e le parole “il dipendente”, al posto della “e” doveva esserci una semplicissima virgola in quanto, ove fosse invece corretta la presenza della “e”,sarebbe evidente (e assolutamente ingiusto) che il difensore potrebbe avvalersi del potere riconosciuto dalla norma in esame solo ove lo stesso rappresenti l’ente impositore mentre, per assurdo, ove rappresenti un comune cittadino contro l’ente impositore, di tale potere non potrebbe avvalersene. Sul punto ha preso posizione il Direttore della Giustizia Tributaria, dott. Fiorenzo Sirianni, il quale ha opportunamente sciolto ogni dubbio precisando che il potere di attestare la conformità riguarda sia i difensori degli enti impositori, sia quelli dei contribuenti.

Il perfezionamento del deposito telematico

Nel processo tributario telematico, così come disposto dall’art. 8 c. 5 decreto MEF 4 agosto 2015 il deposito telematico potrà considerarsi perfezionato nella data indicata nella ricevuta di accettazione del deposito stesso mentre, nel processo civile telematico il deposito si intende perfezionato con il ricevimento della ricevuta di avvenuta consegna e, da ultimo, nell’amministrativo telematico il deposito potrà dirsi perfezionato con il ricevimento della ricevuta di accettazione a condizione però che poi vi sia l’accettazione definitiva da parte della cancelleria.

Il domicilio digitale

Nel processo tributario telematico l’indicazione dell’indirizzo PEC nel ricorso introduttivo o nell’istanza di reclamo e mediazione notificati tramite PEC, equivale ad elezione di domicilio digitale ai fini delle comunicazioni e notificazioni telematiche; per i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato, l'indirizzo PEC indicato nell’atto deve coincidere con quello comunicato ai rispettivi ordini o collegi, ai sensi dell'articolo 16, comma 7, del decreto legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, pubblicato nell'INI-PEC mentre per gli enti impositori, l'indirizzo PEC è quello individuato dall'articolo 47, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, pubblicato nell'IPA. Al fine di garantire l'invio delle notificazioni e delle comunicazioni mediante PEC, in caso di errata indicazione della PEC negli atti difensivi, possono essere utilizzati gli elenchi consultabili nell'INI-PEC.

Attestazione di pagamento del contributo unificato tributario

A differenza del processo civile e amministrativo dove, seppure in regime di facoltatività è possibile pagare telematicamente il contributo unificato, nel processo tributario telematico, ad oggi, fatta eccezione per i pagamenti da effettuarsi presso le commissioni tributarie presenti nella regione Toscana e nella regione Lazio nelle quali, così come da comunicazione presente sul SIGIT ed a seguito del Decreto MEF 10 marzo 2017, è attivo il servizio “pagoPA”, l’unica modalità consentita è quella tradizionale, analogica per cui, una volta acquistato il relativo contrassegno il professionista dovrà scansionarlo, sottoscrivere digitalmente la scansione ottenuta e allegarla all’atto principale selezionando l’apposita voce nella tabella dei documenti allegati; mai dimenticare di effettuare il deposito, presso la segreteria della commissione tributaria dell’originale del contrassegno.

La notifica tramite PEC

Anche nelle notifiche PEC degli avvocati troviamo enormi differenze a seconda che le stesse riguardino il processo civile, amministrativo o tributario. Mentre nel processo civile e amministrativo le notifiche PEC sono regolate dalla legge n. 53/94, in quello tributario i riferimenti normativi sono completamente diversi, dovendosi avere riguardo all’art. 16 bis del decreto legislativo n. 546/1992, articoli 5 e 9 del decreto MEF n. 163/2013 e agli articoli da 5 a 10 del decreto del 4 agosto 2015 (specifiche tecniche del PTT). Il decreto legge n. 119/2018 ha altresì disposto l'obbligatorietà delle notifiche telematiche nell'ambito del processo tributario per cui le parti dovranno notificare e depositare la prova dell’avvenuta notifica esclusivamente con modalità telematiche, secondo le disposizioni contenute nel decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 23 dicembre 2013, n. 163, e nei successivi decreti di attuazione.

Nel processo civile e in quello amministrativo i pubblici elenchi dai quali bisognerà individuare l’indirizzo PEC del destinatario della notifica sono quelli indicati nell’art. 16 ter della Legge 17 dicembre 2012, n. 221 di conversione, con modificazioni, nel decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, così come a sua volta modificato dall’art. 45 bis, comma 2, nel decreto legge n. 90 del 2014 convertito con la Legge 11 agosto 2014 n. 114 pubblicata in G.U. il 18 agosto 2014 ed in vigore dal 19 agosto 2014 e quindi il REGISTRO PP.AA., il REGISTRO IMPRESE, il REGINDE e INIPEC, nel tributario al fine di individuare gli indirizzi PEC degli enti impositori, degli agenti e delle società di riscossione, dei professionisti e delle imprese, bisognerà fare riferimento agli elenchi pubblici esistenti rispettivamente nell’IPA e nell’INI-PEC.

Quindi, mentre l’IPA non è più valido, dal luglio 2014, quale pubblico elenco per estrapolare le PEC dei destinatari nel civile e nell’amministrativo, nel tributario è assolutamente consentito il suo utilizzo!

Nel tributario telematico, a differenza di quanto si verifica nelle altre giurisdizioni dove il notificante dovrà avere cura di rispettare, a pena di nullità, tutte le prescrizioni indicate dall’articolo 3 bis della legge n. 53/94, gli unici requisiti di validità della notifica via PEC sono:

a) il rispetto dei formati di atti/documenti previsti dall’art. 10 D.M. 04 agosto 2015;

b) individuazione dell’indirizzo PEC del destinatario negli elenchi di cui al D.M. 163/13.

Quanto al perfezionamento della notifica, nel civile e nell’amministrativo la stessa può considerarsi tale solo alla ricezione della ricevuta di consegna, nel tributario per il rispetto dei termini processuali, ogni notifica/comunicazione effettuata tramite PEC si considera andata a buon fine:

- per il mittente: alla data in cui la comunicazione/ notificazione è stata inviata al proprio gestore, attestata dalla relativa ricevuta di accettazione;

- per il destinatario: alla data in cui la comunicazione/ notificazione è resa disponibile nella propria casella PEC, indicata nel ricorso o nel primo atto difensivo o negli elenchi pubblici.

La prova dell’avvenuta notifica

Nel processo civile telematico, in Tribunale e in Corte d’Appello, la prova dell’avvenuta notifica deve essere data seguendo sia le disposizioni della legge n. 53 del 1994 sia quelle contenute nell’articolo 19 bis comma 5 delle specifiche tecniche del PCT del 16 aprile 2014; osservando le citate disposizioni il difensore, effettuata la notifica PEC, salverà sul proprio computer la ricevuta di accettazione e quella di consegna in formato .eml o .msg e provvederà al loro deposito attraverso il software utilizzato per effettuare gli invii telematici.

Nel processo amministrativo telematico il procedimento da seguire è analogo a quello del civile tranne che, ovviamente, per la modalità di deposito, posto che qui le ricevute di accettazione e consegna in formato .eml o .msg dovranno essere allegate nell’apposita sezione del modulo PDF che, come abbiamo detto in precedenza, ha la funzione di raccogliere sia informazioni testuali che file.

Nel tributario telematico, purtroppo, ancora una volta, cambia la modalità attraverso la quale fornire la prova delle notifica effettuata tramite PEC; inspiegabilmente, infatti, le regole e specifiche tecniche del processo tributario telematico non prevedono il deposito di file con estensione .eml o .msg per cui è, in teoria, preclusa la possibilità di fornire la prova della notifica PEC effettuata, tramite il deposito digitale delle ricevute di accettazione e consegna; in realtà, se da una parte le regole e specifiche tecniche del PTT non prevedono tra le tipologie di file depositabili quelli in formato .eml o .msg, è pur vero che il SIGIT consente comunque di gestire i soli file .eml anche se, come precisato nel portale della Giustizia Tributaria, pur essendone garantita la ricezione e l'archiviazione al fascicolo processuale, non è prevista la conservazione documentale sostitutiva. Come anche precisato nel portale della Giustizia tributaria, il professionista dovrà, quindi, salvare la ricevuta di accettazione e di consegna in formato pdf, firmarla digitalmente e depositarla in allegato al ricorso.

Naturalmente la “stampa” PDF delle ricevute non consentirà al magistrato di verificare con assoluta certezza la corrispondenza di quanto offerto alla sua visione rispetto a quanto effettivamente inviato dal mittente delle notifica al destinatario ma, si ritiene che, anche in tale ipotesi, possa applicarsi il principio contenuto nell’art. 22 decreto legislativo n. 546/1992. Ulteriore modalità di fornire la prova delle notifica è quella esposta dai vertici della Giustizia Tributaria nel corso di convegni per cui, posto che le ricevute di accettazione e consegna della PEC oggetto di notifica hanno al loro interno un file denominato “daticert.xml”, contenente tutte le informazioni della notifica, potrebbe aprirsi tale file, salvarlo in PDF/A, firmarlo digitalmente e, così, depositarlo. A tal proposito si evidenzia che il comma 3 dell’articolo 16 del decreto legge n. 119/2018 dispone poi che “in tutti i casi in cui debba essere fornita la prova della notificazione o della comunicazione eseguite a mezzo di posta elettronica certificata e non sia possibile fornirla con modalità telematiche, il difensore o il dipendente di cui si avvalgono l'ente impositore, l'agente della riscossione ed i soggetti iscritti nell'albo di cui all'articolo 53 del decreto legislativo 15 dicembre 1997 n.446, provvedono ai sensi dell'articolo 9, commi 1 bis e 1 ter della legge 21 gennaio 1994, n. 53. I soggetti di cui al periodo precedente nel compimento di tali attività assumono ad ogni effetto la veste di pubblico ufficiale.”

La legge 53/94, che disciplina le notifiche in proprio degli avvocati nel settore civile, amministrativo e stragiudiziale, viene quindi utilizzata anche nel processo tributario ogni volta che, effettuata la notifica o comunicazione attraverso la posta elettronica certificata, della stessa non sia possibile fornirne la prova mediante modalità telematiche. L’articolo 9 commi 1 bis della L. 53/94 prevede che, in questi casi l'avvocato estrae copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna e ne attesta la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell'articolo 23, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.